Bagi madrasah yang menerima peserta didik baru dari lulusan sekolah umum, proses integrasi data ke dalam EMIS GTK terkadang mengalami kendala. Dalam kondisi tertentu, data lulusan sekolah umum belum terintegrasi sehingga siswa baru belum dapat langsung dimasukkan ke dalam rombongan belajar secara normal.
Sebagai solusi sementara, tersedia mekanisme penambahan rombel secara manual dan penambahan siswa sementara melalui aplikasi EMIS GTK. Berikut langkah praktisnya.
1. Login ke EMIS GTK
Pertama, buka browser dan akses laman EMIS GTK melalui alamat resmi https://emisgtk.kemenag.go.id/.
Selanjutnya lakukan login menggunakan akun SSO EMIS 4.0 yang dimiliki operator madrasah.
Pastikan akun yang digunakan memiliki akses untuk mengelola data madrasah, rombel, dan peserta didik.
2. Membuat Rombel Secara Manual
Setelah berhasil login, masuk ke:
Menu Madrasah → Rombel
Kemudian klik tombol “Tambah Rombel”.
Apabila siswa belum dapat terintegrasi secara normal, pilih opsi “Tambah Rombel Secara Manual”.
Isi data rombel yang diperlukan, antara lain:
- Tingkat Kelas, misalnya Kelas 7.
- Kompetensi, misalnya Umum.
- Nama Rombel, misalnya 7A.
- Singkatan Rombel, misalnya 7.
- Kapasitas Maksimal Siswa, sesuai kondisi rombel.
- Wali Kelas, pilih guru yang ditugaskan sebagai wali kelas.
Setelah seluruh data diperiksa, klik “Simpan”.
Pada tahap awal, status kesesuaian rombel dapat menunjukkan “Tidak Sesuai” karena rombel tersebut belum memiliki siswa. Kondisi ini dapat berubah setelah siswa dimasukkan dan memenuhi ketentuan yang berlaku.
3. Menambahkan Siswa ke Dalam Rombel
Setelah rombel berhasil dibuat, buka rombel tersebut dan pilih menu Aksi untuk memasukkan peserta didik.
Terdapat dua cara yang dapat digunakan:
A. Input Manual Satu per Satu
Cara pertama adalah memasukkan siswa secara manual.
Klik “Tambah Siswa Sementara”, kemudian isi formulir data peserta didik secara langsung pada sistem.
Pastikan seluruh identitas siswa diisi dengan benar dan lengkap berdasarkan dokumen resmi.
B. Import Siswa Secara Massal
Jika jumlah siswa cukup banyak, proses dapat dilakukan menggunakan template Excel apabila fitur import tersedia.
Langkahnya:
- Klik “Import Siswa”
- Klik “Download Template Excel”
- Isi seluruh data siswa baru pada template tersebut.
- Simpan file Excel sesuai format yang ditentukan.
- Unggah kembali file melalui menu import.
- Klik “Import” dan periksa hasil penginputannya.
Cara import massal dapat membantu mempercepat pekerjaan operator ketika harus memasukkan banyak peserta didik sekaligus.
4. Perhatikan Rasio Minimal Siswa
Operator juga perlu memperhatikan ketentuan rasio atau jumlah minimal peserta didik dalam rombel.
Berdasarkan panduan pada gambar, untuk madrasah yang memiliki lebih dari satu rombel, setiap rombel perlu memenuhi rasio minimal 15 siswa per rombel.
Apabila jumlah siswa dalam rombel masih di bawah ketentuan, sistem dapat memberikan status atau notifikasi peringatan.
Setelah kuota minimal terpenuhi, status kesesuaian rombel dapat berubah menjadi “Sesuai”.
5. Jika Madrasah Hanya Memiliki Satu Rombel
Untuk madrasah yang hanya memiliki satu rombel, jumlah peserta didik yang dimasukkan dapat tetap berstatus “Sesuai”, meskipun jumlah siswanya tidak mencapai batas minimal sebagaimana kondisi madrasah yang memiliki beberapa rombel.
Karena itu, operator perlu memperhatikan kondisi dan jumlah rombel yang sebenarnya dimiliki oleh madrasah sebelum melakukan pengaturan data.
6. Hal Penting yang Harus Diperhatikan
Fitur penambahan rombel dan siswa sementara merupakan solusi sementara untuk mengatasi kendala integrasi data lulusan sekolah umum.
Operator tetap harus memastikan bahwa data peserta didik:
- Diisi secara lengkap.
- Sesuai dengan dokumen resmi.
- Tidak mengandung kesalahan identitas.
- Tidak dibuat ganda.
- Ditempatkan pada tingkat dan rombel yang benar.
Operator juga disarankan untuk terus memantau informasi resmi dari Kementerian Agama terkait proses integrasi dan pemutakhiran data EMIS 4.0.
Kesimpulan
Kendala integrasi data siswa baru lulusan sekolah umum tidak harus menghentikan proses pengelolaan rombel di madrasah. Dengan memanfaatkan fitur “Tambah Rombel Secara Manual” dan “Tambah Siswa Sementara”, operator dapat melakukan pendataan sementara sesuai mekanisme yang tersedia.
Namun, ketelitian tetap menjadi hal utama. Setelah rombel dibuat, siswa harus dimasukkan dengan data yang lengkap dan benar, kemudian operator perlu memantau status kesesuaian rombel serta perkembangan integrasi data secara berkala.
Intinya: buat rombel secara manual → masukkan siswa sementara → lengkapi dan verifikasi data → perhatikan rasio siswa → pantau status kesesuaian dan informasi resmi EMIS GTK.
