Mulai semester pendataan terbaru, sinkronisasi data rombongan belajar (rombel) dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK menjadi salah satu tahapan yang wajib dilakukan oleh operator madrasah. Hal ini dikarenakan EMIS GTK tidak lagi menyediakan fitur untuk membuat rombel secara manual. Oleh karena itu, seluruh data rombel yang digunakan dalam EMIS GTK harus berasal dari hasil sinkronisasi data rombel yang telah dibuat dan dikelola di EMIS 4.0.
Keberadaan rombongan belajar (rombel) memiliki peran yang sangat penting karena menjadi acuan dalam penyusunan jadwal mengajar guru. Selain itu, data rombel juga merupakan salah satu persyaratan utama dalam proses pelaksanaan Keaktifan Kolektif Madrasah (KKM) pada semester yang sedang berjalan.
Selanjutnya, bagaimana prosedur sinkronisasi data rombongan belajar (rombel) dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK? Berikut disajikan panduan lengkap yang dapat dijadikan acuan untuk melakukan proses sinkronisasi secara benar dan sistematis.
Untuk membuat rombongan belajar (rombel), silakan akses menu berikut:
Rombongan Belajar →
Sebelum melakukan pembuatan rombongan belajar (rombel), operator madrasah wajib memastikan bahwa seluruh tahapan administrasi dan proses akademik pendahuluan telah dilaksanakan dengan benar. Adapun proses yang harus diselesaikan terlebih dahulu meliputi:
- Melakukan proses kelulusan peserta didik melalui menu Siswa → Akademik → Kelulusan.
- Untuk menaikkan siswa ke jenjang kelas berikutnya, pilih menu Siswa → Akademik → Kenaikan Kelas.
- Menentukan dan mengaktifkan kurikulum yang akan digunakan melalui menu Kelembagaan → Kurikulum → Kurikulum.
Setelah seluruh tahapan selesai dan rombongan belajar (rombel) berhasil dibuat, proses selanjutnya adalah melakukan sinkronisasi data rombel ke EMIS GTK. Berikut langkah-langkah untuk menarik data rombel ke EMIS GTK.
Setelah seluruh tahapan tersebut diselesaikan dan rombongan belajar (rombel) berhasil dibuat, proses sinkronisasi data ke EMIS GTK dapat dilanjutkan.
Petunjuk Penarikan Data Rombongan Belajar ke EMIS GTK
- Setelah data rombongan belajar (rombel) berhasil dibuat dan tersedia pada EMIS 4.0, langkah selanjutnya adalah melakukan sinkronisasi data ke EMIS GTK. Ikuti tahapan berikut untuk memastikan data rombel berhasil terintegrasi dengan baik.
- Langkah pertama, pilih menu Madrasah, kemudian lanjutkan dengan membuka submenu Rombel.
- Klik tombol "Validasi EMIS" agar sistem melakukan pengecekan kesesuaian data rombongan belajar (rombel) dengan data pada EMIS 4.0.
- Tunggu hingga proses validasi selesai. Setelah proses selesai, sistem akan menampilkan informasi sebagai berikut: a) Jumlah keseluruhan rombongan belajar (rombel) yang telah dinyatakan valid. b) Jumlah rombel yang belum sesuai dengan standar yang ditetapkan. c) Rekapitulasi rombongan belajar (rombel) berdasarkan status.
- Jika terdapat rombel yang belum memenuhi ketentuan, segera lakukan penyesuaian atau perbaikan pada EMIS 4.0 sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Apabila seluruh rombongan belajar (rombel) telah dinyatakan valid, klik tombol Tarik Rombel yang Valid yang berada di bagian kanan bawah.
.png)
- Setelah seluruh rombongan belajar (rombel) dinyatakan Valid, klik tombol Tarik Rombel yang Valid pada bagian kanan bawah untuk melanjutkan proses.
Sebagai pilihan lain, operator dapat membuka kembali menu berikut:
Madrasah → Rombel → Tarik dari EMIS
Selanjutnya, sistem akan menampilkan daftar rombongan belajar (rombel) yang siap disinkronkan, disertai informasi jumlah peserta didik serta nama wali kelas yang diambil dari data EMIS. Apabila diperlukan, pengguna dapat menyesuaikan data wali kelas melalui kolom yang telah disediakan sebelum proses sinkronisasi dilakukan.
Berikutnya:
- Pilih rombel yang akan diimpor dengan memberikan tanda centang.
- Tekan tombol "Proses" untuk melanjutkan.
- Harap menunggu hingga proses sinkronisasi selesai.
- Apabila proses berhasil diselesaikan, seluruh rombongan belajar akan muncul pada daftar Rombongan Belajar di EMIS GTK.
- Pastikan seluruh komponen data rombel telah terisi dengan lengkap dan benar.
Walaupun proses sinkronisasi telah selesai, operator belum bisa langsung mengisi jadwal mengajar. Masih ada beberapa komponen rombel yang harus dipastikan sudah lengkap.
Masuk ke menu:
Madrasah → Jadwal Mengajar → Jadwal Per Kelas Pada halaman tersebut akan terlihat daftar rombel beserta kolom Pengaturan yang berisi tiga komponen penting, yaitu:
- Kompetensi.
- Kurikulum.
- Model Jadwal.
Komponen yang masih berwarna merah menandakan bahwa data belum lengkap. Silakan lengkapi atau perbaiki data tersebut hingga statusnya berubah.
Menyempurnakan Kompetensi
Jika indikator kompetensi masih berwarna merah, silakan buka menu berikut:
Madrasah → Rombel → Kompetensi
Langkah selanjutnya adalah memilih salah satu tindakan berikut.
- Jika data kompetensi belum ada, silakan klik tombol Tambah Kompetensi untuk membuat data kompetensi baru.
- Tekan tombol Set ke Rombel Kosong untuk menambahkan kompetensi secara otomatis ke rombel yang masih kosong.
- Jika diperlukan, tentukan kompetensi secara manual pada masing-masing rombel dengan memilih opsi pada kolom Pilih Kompetensi.
Memastikan Kesesuaian Kurikulum
Apabila pengaturan Kurikulum belum valid, silakan lakukan konfigurasi melalui menu Kurikulum terlebih dahulu.
Madrasah → Pengaturan Jadwal → Kelola Kurikulum
Pastikan setiap rombongan belajar (rombel) telah menerapkan kurikulum yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengelolaan Pola Jadwal Mengajar
Jika indikator Model masih ditandai dengan warna merah, buka menu berikut:
Madrasah → Pengaturan Jadwal
Apabila model jadwal sudah tersedia, gunakan tombol Assign Rombel untuk menghubungkan model jadwal dengan rombel yang akan digunakan.
Penutup
Setelah seluruh tahapan sinkronisasi serta pengaturan rombongan belajar (rombel) selesai dilaksanakan, data rombel pada EMIS GTK telah siap untuk digunakan. Selanjutnya, operator madrasah dapat melanjutkan proses dengan menyusun dan menginput jadwal mengajar guru sesuai dengan rombongan belajar yang telah ditetapkan.
Pastikan setiap data rombongan belajar (rombel) telah valid dan seluruh konfigurasi telah diselesaikan dengan lengkap. Kelengkapan data tersebut menjadi syarat utama agar proses pengisian jadwal mengajar maupun pelaksanaan Keaktifan Kolektif Madrasah (KKM) dapat dilaksanakan secara optimal tanpa mengalami hambatan.
